Controlar el inventario de una tienda pequeña es saber en todo momento cuántas unidades tienes de cada producto, cuáles se están agotando y cuáles no se venden. Se logra con dos hábitos: registrar toda la mercancía que entra y descontar cada venta en el momento. Con esos datos defines un stock mínimo por producto y reaccionas antes de quedarte sin él.
Controla tu inventario con jemPOS
Entradas y salidas: la regla de oro
Si cuentas todo a fin de mes y nunca te da igual, no es falta de orden: es que el método depende de que nadie olvide nada. El inventario se descuadra por los movimientos que no se registran.
Cada pedido del proveedor es una entrada y cada venta es una salida. Si las dos quedan anotadas en el momento, el stock anotado coincide con el del estante sin contar todo cada semana. Y revisa el pedido contra la factura al recibirlo: es el último momento en que un faltante del proveedor todavía se puede reclamar.
Cómo empezar si nunca has llevado inventario
Empezar da pereza porque parece que hay que contar toda la tienda de una vez. No hace falta hacerlo perfecto: hace falta un punto de partida.
Haz el primer conteo en un día tranquilo
Escoge el día de menos ventas o cuenta antes de abrir. Ve por categorías y anota de cada producto la cantidad, el precio de compra y el precio de venta.
Anota el costo, no solo el precio de venta
Sin el precio de compra sabes cuánto vendes, pero no cuánto ganas. El costo es el dato que más se olvida y el que después hace falta para calcular la ganancia real.
Arranca por lo que más vendes
Si tienes cientos de productos, empieza por los 30 o 40 que más rotan: bebidas, lácteos, abarrotes. Ahí está la mayor parte de tu plata y de tus faltantes. El resto lo agregas a medida que llegan los pedidos.
Cómo calcular el stock mínimo
El stock mínimo es la cantidad a la que debes volver a pedir. Se calcula así: ventas promedio por día × días que tarda el proveedor en surtir + un margen de seguridad. El margen cubre los días de más venta, como quincenas o partidos.
| Dato | Valor |
|---|---|
| Ventas promedio por día | 6 unidades |
| Días que tarda el proveedor | 3 días |
| Margen de seguridad (1 día de venta) | 6 unidades |
| Stock mínimo | 24 unidades |
Cuando queden 24 unidades, haz el pedido. Revisa el cálculo cada pocos meses: si el producto empieza a venderse más, el mínimo también sube.
Errores comunes al manejar el inventario
- Sacar productos para la casa sin registrarlos como salida.
- Recibir pedidos sin revisarlos contra la factura.
- Olvidar las devoluciones y los productos vencidos.
- Tener el mismo producto creado dos veces con nombres distintos.
Conteos físicos sin cerrar la tienda
En lugar de contar todo el último día del mes, cuenta una categoría por semana: bebidas, luego aseo, luego abarrotes. Compara con lo que tienes anotado y corrige de inmediato. Las diferencias que se repiten en la misma categoría te dicen dónde está la fuga.
De paso, fíjate en lo que casi no se mueve. Un producto que no rota es plata quieta en el estante: pide menos de él o sácalo con una promoción antes de que se venza.
Un inventario que se descuenta solo
Con cuaderno, todo esto exige disciplina diaria. En jemPOS cada venta descuenta el stock en el momento, el sistema te avisa cuando un producto llega al mínimo que definiste y la cámara del celular sirve como lector de código de barras para vender o registrar mercancía. Como las ventas quedan ligadas al turno, el mismo registro te sirve para hacer el cuadre de caja y para ver qué productos te dejan más ganancia en las cuentas del negocio.