La contabilidad básica de una tienda pequeña se resume en registrar todos los días tres cosas: lo que vendes, lo que gastas y lo que te quedan debiendo. Con esos datos calculas la ganancia real —ventas menos el costo de la mercancía menos los gastos— y sabes si el negocio gana o pierde plata. Para declarar impuestos sigues necesitando un contador, pero estas cuentas son justo la base que te va a pedir.
Lleva las cuentas de tu negocio con jemPOS
Ganancia bruta y ganancia neta
No necesitas saber de contabilidad para esto: basta con sumar y restar. Lo importante es entender que vender mucho no significa ganar mucho.
La ganancia bruta es lo que queda de las ventas después de pagar la mercancía que vendiste. La ganancia neta es lo que queda después de restar también los gastos del negocio: arriendo, servicios, domicilios, sueldos. La neta es la que dice si el negocio da plata.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Ventas del mes | $12.000.000 |
| − Costo de la mercancía vendida | $8.400.000 |
| = Ganancia bruta | $3.600.000 |
| − Gastos (arriendo, servicios, domicilios) | $1.900.000 |
| Ganancia neta | $1.700.000 |
Para calcular el costo de la mercancía necesitas saber a cuánto compraste cada producto. Por eso conviene registrar el precio de costo al controlar el inventario, no solo el precio de venta.
Cómo manejar los fiados sin perder plata
Un fiado es una venta que ya salió del inventario pero cuya plata todavía no entró. Si no se registra, se olvida; y lo que se olvida no se cobra.
- Fía solo a clientes registrados con nombre y teléfono.
- Pon un tope de deuda por cliente y respétalo.
- Registra cada abono en el momento y dile al cliente cuánto le queda.
- Revisa cada semana quién lleva más días sin pagar.
Separa la plata del negocio de la personal
Si sacas de la caja para el mercado de la casa, las cuentas del negocio nunca van a cuadrar. Asígnate un pago fijo, semanal o mensual, y regístralo como un gasto más. Así sabes cuánto gana el negocio y cuánto te llevas tú.
Qué revisar cada semana
Diez minutos a la semana bastan. Compara las ventas con la semana anterior, mira en qué se fue la plata de los gastos, revisa cuánto te deben en fiados y qué cuentas con proveedores vencen pronto.
Si una semana cierra con faltantes en caja, revisa cómo hacer el cuadre de caja turno por turno.
Qué tener listo para tu contador
Llevar tus cuentas no reemplaza al contador, pero le ahorra trabajo, y a ti te ahorra plata en horas de revisión. Lo que más le sirve es información completa y ordenada por mes.
Facturas y soportes de compra
Guarda las facturas de tus proveedores y los soportes de los gastos del negocio: arriendo, servicios, domicilios. Un gasto sin soporte es más difícil de justificar cuando llega el momento de declarar.
Ventas y gastos separados por mes
Entrega los totales de ventas y de gastos de cada mes, no una bolsa de recibos sueltos. Si tus gastos ya tienen categoría, el contador los clasifica mucho más rápido.
Lo que te deben y lo que debes
Los fiados pendientes y las deudas con proveedores cambian la foto real del negocio. Tenlos anotados con fecha para que el cierre de cada período refleje lo que de verdad tienes.
Las cuentas al día sin hojas de cálculo
Si hoy llevas todo en un cuaderno, ya tienes lo más difícil: el hábito. jemPOS registra cada venta y cada gasto con su categoría, lleva los fiados de cada cliente con sus abonos y saldo pendiente, y guarda las cuentas por pagar a proveedores con su fecha de vencimiento. El tablero te muestra ventas, ganancia, gastos y quién te debe más, sin armar una sola hoja de cálculo. Para tus impuestos, tu contador parte de esos mismos datos.